VALOR PROBATORIO DE LA DIGITALIZACIÓN Y LA MICROFILMACIÓN

 LEYES

La Ley 594 de 2000, en su Art. 19, establece que las entidades podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de organización archivística de los documentos y realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. 

De acuerdo con esta Ley, técnicas reprográficas como la digitalización y la microfilmación pueden ser aplicadas a cualquier tipo de documento, siempre y cuando estos procesos respondan a una decisión basada en la política de gestión documental de la entidad y se desarrollen de conformidad con el Programa de Gestión Documental –PGD, sus procesos y procedimientos, en cumplimiento de la normativa legal y estándares vigentes en materia de archivos, de tal manera que pueda atribuirse valor probatorio a los documentos

Según lo mencionado anteriormente, además del marco normativo general para la gestión

documental que se fundamenta en Ley 594 de 2000 y se desarrolla por medio del Decreto

Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, título II sobre Patrimonio Archivístico, se presentan a continuación las principales referencias legales y técnicas para el desarrollo de los procesos reprográficos de digitalización y microfilmación:

REFERENCIAS LEGALES

• Decreto 2527 de 1950 por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados, incluido el Decreto Nacional 3354 de 1954 que modifica el Art. 2 y la Ley 80 de 1989 que deroga el Art. 4 del decreto.

• Directiva 004 de 2012, por la cual se establecen directrices sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

• Acuerdo 003 de 2015 por el cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.

• Circular Externa Nº 005 de 2012, que contiene recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel, y que brinda una línea base para la formulación de proyectos de digitalización.

REFERENCIAS TECNICAS

• NTC-5985: información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos.

• GTC-ISO/TR 15801: Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente.

Recomendaciones para la integridad y fiabilidad.

• NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata

SOFTWARE

NTC/ISO15489-1:2010 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1.

generalidades

• GTC-ISO/TR 15489-2:2012 Informaciones y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: guía

• NTC-ISO 16175-1: información y documentación. principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. parte 1: información general y declaración de principios

• ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para

documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

• MOREQ 2010 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos

• GUÍA 6” CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO 

• NTC 5921:2012 Información y Documentación. Requisitos para el Almacenamiento de Material  Documental.

 • NTC 6104:2015 Materiales para registro de imágenes. discos ópticos. Prácticas de almacenamiento

 • NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

 • ISO/TR 17797:2014 Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para       preservación a largo plazo.

 • Pautas para la Utilización del Microfilme. Publicaciones Archivo General de la Nación 

TIPOS DE MICROFILMADORAS

     MICROFILMADORAS PLANETARIAS

Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente a la lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

MICROFILMADORAS ROTATIVA

Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están en movimiento. Al moverse en el interior de la microfilmadora, los documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen que parezcan estacionarios uno con respecto al otro.

CONCEPTO DE MICROFILMACIÓN

 MICROFILMACIÓN  

La microfilmación de archivos Es un proceso fotográfico, que consiste en capturar la información que tiene los documentos y plasmarlos en rollos de microfilm, capturando en promedio 8000  imágenes por rollo tamaño carta. Con este sistema se puede garantizar la fidelidad de la imagen capturada con respecto al documento físico, siendo así el único medio que no permite editar o alterar ninguna característica del documento original, por lo cual se recomienda realizar siempre antes de un proceso de destrucción de documentos.

CONCEPTO DE DIGITALIZACIÓN

DIGITALIZACION

La digitalización es un proceso mediante el cual, algo real (físico, tangible) es pasado a datos digitales para que pueda ser manejado por una computadora (de naturaleza, a su vez, digital), modelándolo, modificándolo, y aprovechándolo para otros propósitos distintos de su cometido o función originales.

Digitalización de la información: La digitalización consiste en la transformación de la información analógica, propia de la naturaleza en información digital apta para ser tratada. Existen diferentes formas de digitalizar información, generalmente depende del tipo de información. Por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse. El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados a través de bases de datos en Internet.