VALOR PROBATORIO DE LA DIGITALIZACIÓN Y LA MICROFILMACIÓN

 LEYES

La Ley 594 de 2000, en su Art. 19, establece que las entidades podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de organización archivística de los documentos y realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. 

De acuerdo con esta Ley, técnicas reprográficas como la digitalización y la microfilmación pueden ser aplicadas a cualquier tipo de documento, siempre y cuando estos procesos respondan a una decisión basada en la política de gestión documental de la entidad y se desarrollen de conformidad con el Programa de Gestión Documental –PGD, sus procesos y procedimientos, en cumplimiento de la normativa legal y estándares vigentes en materia de archivos, de tal manera que pueda atribuirse valor probatorio a los documentos

Según lo mencionado anteriormente, además del marco normativo general para la gestión

documental que se fundamenta en Ley 594 de 2000 y se desarrolla por medio del Decreto

Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, título II sobre Patrimonio Archivístico, se presentan a continuación las principales referencias legales y técnicas para el desarrollo de los procesos reprográficos de digitalización y microfilmación:

REFERENCIAS LEGALES

• Decreto 2527 de 1950 por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados, incluido el Decreto Nacional 3354 de 1954 que modifica el Art. 2 y la Ley 80 de 1989 que deroga el Art. 4 del decreto.

• Directiva 004 de 2012, por la cual se establecen directrices sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

• Acuerdo 003 de 2015 por el cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.

• Circular Externa Nº 005 de 2012, que contiene recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel, y que brinda una línea base para la formulación de proyectos de digitalización.

REFERENCIAS TECNICAS

• NTC-5985: información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos.

• GTC-ISO/TR 15801: Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente.

Recomendaciones para la integridad y fiabilidad.

• NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata

SOFTWARE

NTC/ISO15489-1:2010 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1.

generalidades

• GTC-ISO/TR 15489-2:2012 Informaciones y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: guía

• NTC-ISO 16175-1: información y documentación. principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. parte 1: información general y declaración de principios

• ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para

documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

• MOREQ 2010 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos

• GUÍA 6” CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO 

• NTC 5921:2012 Información y Documentación. Requisitos para el Almacenamiento de Material  Documental.

 • NTC 6104:2015 Materiales para registro de imágenes. discos ópticos. Prácticas de almacenamiento

 • NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

 • ISO/TR 17797:2014 Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para       preservación a largo plazo.

 • Pautas para la Utilización del Microfilme. Publicaciones Archivo General de la Nación