LEYES
La Ley 594 de 2000, en su Art. 19, establece que las entidades podrán incorporar tecnologías
de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se cumpla con los
requisitos de organización archivística de los documentos y realización de estudios técnicos
para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la
información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
De acuerdo con esta Ley, técnicas reprográficas como la digitalización y la microfilmación pueden ser aplicadas a cualquier tipo de documento, siempre y cuando estos procesos respondan a una decisión basada en la política de gestión documental de la entidad y se desarrollen de conformidad con el Programa de Gestión Documental –PGD, sus procesos y procedimientos, en cumplimiento de la normativa legal y estándares vigentes en materia de archivos, de tal manera que pueda atribuirse valor probatorio a los documentos
Según lo mencionado anteriormente, además del marco normativo general para la gestión
documental que se fundamenta en Ley 594 de 2000 y se desarrolla por medio del Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, título II sobre Patrimonio Archivístico, se presentan a continuación las principales referencias legales y técnicas para el desarrollo de los procesos reprográficos de digitalización y microfilmación:
REFERENCIAS LEGALES
• Decreto 2527 de 1950 por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados, incluido el Decreto Nacional 3354 de 1954 que modifica el Art. 2 y la Ley 80 de 1989 que deroga el Art. 4 del decreto.
• Directiva 004 de 2012, por la cual se establecen directrices sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
• Acuerdo 003 de 2015 por el cual se establecen los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.
• Circular Externa Nº 005 de 2012, que contiene recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel, y que brinda una línea base para la formulación de proyectos de digitalización.
REFERENCIAS TECNICAS
• NTC-5985: información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos.
• GTC-ISO/TR 15801: Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente.
Recomendaciones para la integridad y fiabilidad.
• NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata
SOFTWARE
NTC/ISO15489-1:2010 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1.
generalidades
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012 Informaciones y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: guía
• NTC-ISO 16175-1: información y documentación. principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. parte 1: información general y declaración de principios
• ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
• MOREQ 2010 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
• GUÍA 6” CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
• NTC 5921:2012 Información y Documentación. Requisitos para el Almacenamiento de Material Documental.
• NTC 6104:2015 Materiales para registro de imágenes. discos ópticos. Prácticas de
almacenamiento
• NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
• ISO/TR 17797:2014 Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para preservación a largo plazo.
• Pautas para la Utilización del Microfilme. Publicaciones Archivo General de la Nación
